PREMESSA
La società PENNELLIFICIO OMEGA SPA, via Larga 13 – 40138 Bologna con P.IVA 02116670379 (di seguito “Società”) pubblica contenuti istituzionali sul proprio sito web, luogo virtuale dove sono depositate tutte le informazioni d’interesse pubblico e approfondite le attività offerte agli utenti dell’ente, fruibili spesso anche direttamente on line.
Per coinvolgere sempre più persone nell’attività di comunicazione istituzionale, La Società è anche presente sui social media (Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, ecc.) secondo finalità istituzionali e di interesse generale, per ascoltare opinioni e per informare in tempo reale gli utenti delle iniziative e dei servizi offerti, che possono approfondire sul sito.
INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI – in ordine all’utilizzo dei social network e di canali di comunicazione e interazione digitale – ai sensi del Regolamento Europeo n. 2016/679 (RGPD)
Contitolari del trattamento dei dati
I contitolari del trattamento sono:
La Società PENNELLIFICIO OMEGA SPA, via Larga 13 – 40138 Bologna con P.IVA 02116670379 quale amministratore delle pagine “social”;
e le seguenti società quali fornitrici delle piattaforme tecnologiche dei social media:
- Per Facebook e Instagram, la società Facebook Ireland Limited, Hanover Reach, 5-7 Hanover Quay, Dublino 2, Irlanda.
- Per X, la società X Holding Corporation, Address Suite 900, 1355 Market Street, San Francisco, California, 94103
- Per Linkedin, la società LinkedIn Ireland Unlimited Company Attn: Legal Dept. (Informativa sulla privacy e Contratto di licenza) Wilton Plaza Wilton Place, Dublin 2 Irlanda.
La Società prescrive che le società contitolari debbano avere sede all’interno della UE e accetta che possano prendere e implementare decisioni sul trattamento dei Dati statistici. Eventuali controversie saranno gestite con giurisdizione in Italia.
In caso la Società venga contattata dagli interessati o dall’Autorità Garante in merito ai trattamenti posti in essere sulle pagine social, deve comunicarlo tempestivamente entro 7 giorni di calendario alla società contitolare.
Responsabile della protezione dei dati
La Società non è tenuta all’obbligo di nomina del Responsabile per la Protezione dei dati personali.
Per gli altri contitolari, i dati di contatto del Responsabile per la Protezione dei dati personali sono disponibili sui rispettivi siti istituzionali.
Finalità del trattamento
il trattamento è finalizzato ad assicurare nuovi canali di informazione, comunicazione e dialogo con l’utenza, con modalità di interazione e partecipazione immediata, al fine di consentire il potenziamento dei mezzi per rafforzare un rapporto attivo tra l’utenza e la Società, in coerenza con le funzioni e gli obiettivi fondamentali dell’azione societaria.
Base giuridica
il trattamento dei dati avviene:
– per l’esecuzione delle richieste avanzate per mezzo del servizio (art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR);
– nell’interesse legittimo del titolare del trattamento, consistente nella necessità di verificare e gestire i contenuti dei servizi e prodotti offerti anche in qualità di moderatore e controllore del rispetto delle Policy di utilizzo dei servizi (art. 6, comma 1 lett. f) del GDPR).
Categorie dei dati trattati
I dati personali sono forniti direttamente dall’interessato e sono costituiti dai dati di identificazione personale e di contatto; qualsiasi altro dato fornito volontariamente dagli utenti potrà essere trattato al fine di assicurare l’adempimento delle richieste avanzate, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR, nonché, con riguardo a dati appartenenti a categorie particolari di dati previste dall’art. 9 comma 1 del GDPR, ai sensi del successivo comma 2, lettere a) ed e).
Destinatari dei dati raccolti
i dati raccolti non saranno ceduti a terze parti, con la precisazione che con l’utilizzo di sistemi di comunicazione e piattaforme digitali non di proprietà della Società, l’utilizzatore comunica i propri dati anche ai soggetti proprietari dei suddetti sistemi e piattaforme, contitolari del trattamento.
Gli eventuali cookies raccolti sono utilizzati come identificativi della sessione utente e servono esclusivamente al sistema per garantire la corretta navigazione delle pagine senza alcuna memorizzazione di dati personali.
Tuttavia, utilizzando i servizi “social”, si potrebbero ricevere cookies anche dai siti gestiti da altre organizzazioni (“terze parti”), come ad esempio Facebook Insight, Twitter, Google+, Google Analytics, ecc.. L’utilizzo più comune di questi cookies è finalizzato alla condivisione dei contenuti sui social network e alla analisi della navigazione da parte delle suddette terze parti. La presenza di questi cookies comporta la trasmissione di informazioni da e verso tutti i siti gestiti da terze parti. La gestione delle informazioni raccolte da questi soggetti è disciplinata dalle relative informative cui si prega di fare riferimento.
Soggetti a cui saranno trasferiti i dati
I dati raccolti non saranno trasferiti a paesi terzi o organizzazioni aventi sede all’infuori dello spazio di applicazione del GDPR.
Periodo di conservazione dei dati
I dati verranno conservati all’interno dei social media fino alla eventuale dismissione o cancellazione della pagina social.
Diritti dell’interessato
L’interessato può in qualsiasi momento chiedere alla Società l’accesso ai dati personali, la rettifica, la cancellazione o la limitazione del trattamento dei dati personali o di opporsi al loro trattamento oltre al diritto di portabilità dei dati stessi. Le modalità di esercizio dei diritti di cui agli articoli da 15 a 21 del GDPR sono pubblicate sul sito istituzionale della Società o possono essere richieste scrivendo all’indirizzo istituzionale della Società.
Revoca del consenso: l’interessato in qualsiasi momento può revocare il consenso al trattamento dei suoi dati senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca. Il consenso revocato in ordine ai dati necessari all’erogazione dei servizi comporta l’interruzione degli stessi. L’interessato può proporre reclamo ad un’Autorità di controllo.
SOCIAL MEDIA POLICY
La Social Media Policy è il codice di condotta, adottato formalmente, che regola la relazione su internet, e in particolare sui social media, tra La Società e i suoi utenti (Social Media Policy Esterna).
I canali social della Società sono gestiti dal Team Digitale, e in particolare da dipendenti autorizzati.
La Società si riserva la possibilità di creare Pagine o Gruppi dedicati alla promozione di specifici progetti, identificabili attraverso il titolo della pagina stessa e gestiti da altri settori dell’Ente, da persone specificamente autorizzate.
I commenti e i post degli utenti, che sono invitati a presentarsi sempre con nome e cognome, rappresentano l’opinione dei singoli e non quella della Società che non può essere ritenuta responsabile di ciò che viene postato sui propri canali da terzi.
Moderazione
I canali social media della Società normalmente vengono moderati in orario di ufficio (Lunedì/venerdì dalle ore 8:30 alle ore 16:30).
Si invita a una conversazione educata, pertinente e rispettosa: sui canali social della Società tutti possono intervenire per esprimere la propria libera opinione, seguendo sempre le buone regole dell’educazione e del rispetto altrui.
Saranno moderati, anche preventivamente, e saranno rimossi tempestivamente commenti e post che violino le condizioni esposte in questo documento.
Non saranno tollerati insulti, turpiloquio, minacce o atteggiamenti che ledano la dignità delle persone e il decoro delle Istituzioni, i diritti delle minoranze e dei minori, i principi di libertà e uguaglianza e in particolare:
– contenuti che promuovono, favoriscono, o perpetuano la discriminazione sulla base del sesso, della razza, della lingua, della religione, delle opinioni politiche, credo, età, stato civile, status in relazione alla pubblica assistenza, nazionalità, disabilità fisica o mentale o orientamento sessuale
– contenuti sessuali o link a contenuti sessuali
– sollecitazioni al commercio
– conduzione o incoraggiamento di attività illecita
– informazioni che possono tendere a compromettere la sicurezza pubblica
– contenuti che violino l’interesse di una proprietà legale o di terzi
– commenti o post che presentino categorie particolari di dati personali (c.d. dati sensibili) in violazione della Legge sulla privacy.
Sono inoltre scoraggiati e comunque soggetti a moderazione commenti e contenuti dei seguenti generi:
– commenti non pertinenti a quel particolare argomento pubblicato (off topic)
– osservazioni pro o contro campagne politiche o indicazioni di voto
– linguaggio o contenuti offensivi
– commenti e i post scritti per disturbare la discussione o offendere chi gestisce e modera i canali social
– spam
– interventi inseriti ripetutamente.
La Società si riserva il diritto di rimuovere qualsiasi contenuto che venga ritenuto in violazione di questa social media policy o di qualsiasi legge applicabile.
Per chi dovesse violare queste condizioni o quelle contenute nelle policy degli strumenti adottati ci si riserva il diritto di usare il ban o il blocco per impedire ulteriori interventi ed eventualmente di segnalare l’utente alle forze dell’ordine preposte.
Privacy
Si ricorda che il trattamento dei dati personali degli utenti risponde alle policy in uso sulle piattaforme utilizzate (Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube, ecc.). Si rammenta che i dati sensibili postati in commenti o post pubblici all’interno dei canali social della Società verranno rimossi (vedi sezione Moderazione). I dati condivisi dagli utenti attraverso messaggi privati spediti direttamente ai canali della Società saranno trattati nel rispetto delle leggi italiane ed europee sulla privacy.
Per contattare la redazione dei canali social della Società inviare una mail all’indirizzo di posta elettronica istituzionale.
Di seguito si riportano le policy per ogni social media utilizzato dalla Società, per chiarire che tipo di contenuti vengono veicolati, chi li produce e come viene gestita la conversazione on line.
X Policy
Per postare messaggi non vengono utilizzati automatismi, come i tools che generano tweet da RSS feeds: i tweet sono realizzati e pubblicati esclusivamente dalle persone preposte.
I tweet postati dalla Società sono legati all’attività della Società o comunque legati a argomenti ritenuti di interesse per gli utenti della stessa.
Chi segue l’account non viene automaticamente seguito. Viene effettuata l’analisi dei followers, con l’obiettivo di identificare meglio i destinatari dei messaggi e adottare modalità comunicative e contenuti adeguati.
Sono apprezzati commenti, proposte e idee da parte di tutti i followers.
Non è garantita la risposta diretta alle menzioni ma, laddove si ravvisi l’utilità del tema e l’adeguatezza dello stile comunicativo, il Team Digitale partecipa alla conversazione e risponde alle richieste ricevute.
Facebook Policy
Chi segue La Societànon viene automaticamente seguito.
Viene effettuata l’analisi degli utenti a cui “piace” la pagina e degli utenti che si “registrano”, con l’obiettivo di identificare meglio i destinatari dei messaggi e adottare modalità comunicative e contenuti adeguati.
Gli utenti possono postare sul proprio profilo Facebook testi, foto o video citando La Società: i post saranno notificati come “Menzioni” alla Società e il Team Digitale valuterà se riproporli condividendoli sulla propria pagina.
Gli utenti possono contribuire con una recensione alla pagina nella sezione “Recensioni”, comunicando agli amici la propria valutazione. Gli utenti sono liberi di condividere sui propri profili i post della Società.
La pagina Facebook della Società non è raggiungibile tramite messaggi privati, per questo tipo di esigenza si rimanda alla comunicazione via e-mail sulla casella di posta elettronica istituzionale. Sono apprezzati commenti, proposte e idee da parte dei visitatori. Non è garantita la risposta diretta ma, laddove si ravvisi l’utilità del tema e l’adeguatezza dello stile comunicativo, la redazione della Società partecipa alla conversazione e risponde ai commenti.